ブログ

次の宴会は大仕事!どんなことを打ち合わせればいい? | 京町恋しぐれ 新宿

2018.04.11
こんにちは、京町恋しぐれPR担当です。

宴会にも大規模なものがあります。大きな機材を持ち込んだり、プロのカメラマンや芸人を雇ったり。

そうなると、幹事だけで出来るものではありません。
数人で話し合わねばなりませんし、会場とする店との打ち合わせが何より重要です。

「何を決めないといけないか」
「この事はいつまで決めねばならないか」
そういった事項には、目安となる期間があります。
以下を参考にして、他の裏方係との打ち合わせに活用して下さい。

 

 

目次




1.まず宴会の全体像を考えます


2.1カ月前頃に決めておくべきこと


3.2日前の確認事項


 

 

まとめ……宴会を成功させるために


 

 

1.まず宴会の全体像を考えます




この時期に考えるべきは、どの様な雰囲気の宴会にしたいのかという全体像です。
それが決まれば、流れや必要なものが自然と分かるようになり、会場運営者側との打ち合わせもスムーズになります。

細かい内容が出来上がったら、次は予算と照らし合わせて、対応を考えることになります。

 

 

2.1カ月前頃に決めておくべきこと




店やホテルなど、先方にイベントを委託する際、1カ月前頃が目安となる事柄は以下の通りです。

◎外注の手配
・人材:芸人・カメラマンなど
・移動手段:バスやハイヤー
・印刷物:案内など

◎会場設営
・スクリーン、音響、照明、看板、垂れ幕
・全体的な間取りやレイアウトなどの決定

◎イベントの小物手配
・ゲーム、景品など
・名札など

機材などは一括手配の場合です。
プロジェクターなど普及しているものなら、自分でレンタル業者を探して手配すれば、安価かつ対応が柔軟で前々日でも対応出来る業者を見つけられることもあります。

ただ、会場側が用意したものでは無いため、それらを持ち込んで使うことの打ち合わせが必要です。

 

 

3.2日前の確認事項




参加者が出席できるかどうかの最終確認も、この日が目安となります。

準備が整っているか、プラン通りに動けるか、店側にもれなく連絡しているかなどの、最終的な打ち合わせの日となります。

 

 

まとめ……宴会を成功させるために




物事を成功させるには、常に連絡が必要です。
「どんな事柄が決定したのか」「誰がどんなことを言ってるのか」そういった情報の伝達無くして、上手く出来る訳がありません。
ましてや宴会は、皆を楽しませるためのもの。準備段階でミスがあっては、参加者を落胆させてしまうだけでは無く、主賓となる人に嫌な思い出を残してしまいます。

そういった事態を防ぐためには、綿密な計画作成と、それを当事者全員で共用する打ち合わせが重要になります。

 

京町恋しぐれ新宿店は、JR新宿駅から徒歩2分。

京町の街並み広がるノスタルジックな店内でお迎えする

都会の癒し和食居酒屋です。

五感を刺激する京町家の魅力、どこか懐かしい雰囲気の個室で

有名銘柄焼酎をお楽しみ頂けます。

心温まる優しい京風のお料理を堪能できます。

ご宴会にお薦めのプラン、

女子会や仲間との飲み会で楽しめるお料理もございます。

誕生日や記念日にもぴったりのプランもご用意しております。

季節限定のイベントも開催しておりますので、ぜひお立ち寄り下さいませ。

ご要望・ご質問等ありましたらお気軽にお問い合わせください。

 

Twitterはこちら

Instagramはこちら

Facebookはこちら

電話番号050-7302-4589

以上、京町恋しぐれPR担当でした。

※記事中では一部著作権フリーの画像を使用している場合がございます。

京町恋しぐれ新宿 本館のご案内-新宿個室居酒屋-

店舗名 京町恋しぐれ新宿 本館
住所 〒160-0022 東京都新宿区新宿3-27-10 武蔵野会館6F
アクセス JR 新宿駅 徒歩2分
電話番号 050-7302-4589
営業時間 ≪月・日≫
17:00~23:00(LO 22:00)

≪火≫
17:00~23:30(LO 22:30)

≪水~土・祝前日≫
17:00~翌4:00(LO 翌3:00)

※年末年始の営業日・営業時間は変わる事がございますので詳細は店舗までお問 い合わせ下さい。
定休日